Thực hiện Quyết định số 504/QĐ-UBND ngày 16/3/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Trà Vinh về việc ban hành Kế hoạch áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tỉnh Trà Vinh năm 2021. Quý I đầu năm, Ban Dân tộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ban) đã ban hành Kế hoạch số 22/KH-BDT ngày 17/3/2021 về áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL năm 2021 vào hoạt động của Ban, đồng thời cử đại diện ông Thạch Mu Ni - Phó Trưởng ban Ban Chỉ đạo ISO tham dự  Hội nghị tổng kết kết quả xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 giai đoạn 2016 - 2020 và triển khai kế hoạch giai đoạn 2021 - 2025 vào ngày 23/4/2021.

    HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 không chỉ được áp dụng đối với các sở, ban ngành, uỷ ban nhân dân có thủ tục hành chính mà ISO còn là sự đo lường chất lượng hoạt động toàn diện của cơ quan, do đó không có sự loại trừ khi cho rằng cơ quan không có thủ tục hành chính thì không áp dụng ISO. Thông qua HTQLCL ISO 9001:2015 giúp cơ quan nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện công vụ; đảm bảo rõ người, rõ việc, rõ cách làm, rõ trách nhiệm trong quy trình giải quyết công việc; góp phần nâng cao sự hài lòng của tổ chức, cá nhân… Và để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, Trưởng ban Ban Chỉ đạo ISO (sau đây viết tắt là BCĐ ISO) đã phân công nhiệm vụ cụ thể các thành viên trong BCĐ ISO và tổ giúp việc ISO để duy trì và cải tiến thường xuyên HTQLCL trên các lĩnh vực hoạt động của Ban, theo đó Trưởng ban Ban Dân tộc tỉnh làm Trưởng ban BCĐ ISO theo đúng quy định.

    Căn cứ mô hình khung do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố, hướng dẫn và căn cứ tình hình thực tế việc áp dụng HTQLCL được vận hành tại Ban gồm: mô hình HTQLCL, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, 06 quy trình bắt buộc của HTQLCL gồm: quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản, quy trình quản lý rủi ro và cơ hội, quy trình đánh giá nội bộ, quy trình kiểm soát và xử lý công việc không phù hợp, quy trình thực hiện hành động khắc phục, quy trình xem xét của lãnh đạo, và các quy trình thực hiện chức năng nhiệm vụ tại Ban.

Mục tiêu chất lượng của Ban cũng được xây dựng hàng năm nhằm đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế, Ban cũng ban hành kế hoạch cụ thể để thực hiện các mục tiêu đã đề ra, các văn bản đều được niêm yết công khai tại bản tin của Ban theo quy định. Để việc áp dụng HTQLCL được hiệu quả và thiết thực, Thư ký ISO phối kết hợp với các cá nhân có liên quan rà soát các văn bản khi có sự thay đổi để sửa đổi, bổ sung kịp thời, nhất là các căn cứ pháp lý.

    Về đào tạo nhận thức ứng dụng ISO điện tử: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phần mềm ISO điện tử cũng được đẩy mạnh thực hiện theo quy định của Sở Khoa học và Công nghệ như: hoàn thành việc cập nhật thông tin về tổ chức bối cảnh, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng. Tuy nhiên, chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ; quy trình xem xét của lãnh đạo chưa được đơn vị xây dựng phần mềm ISO điện tử hướng dẫn trong đợt tập huấn năm 2020 do đó các tiêu chí này chưa được cập nhật trên phần mềm ISO điện tử năm 2021 của Ban.

    Qua thời gian triển khai thực hiện việc áp dụng, duy trì HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để kiểm tra đánh giá tiến độ thực hiện, đầu tháng 6 năm 2021 Ban thành lập Đoàn đánh giá nội bộ để kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện ISO với các quy trình thực hiện chức năng nhiệm vụ, quy trình nội bộ gồm: quy trình xét đề nghị khen thưởng, quy trình quản lý văn bản đi, quy trình quản lý văn bản đến tại Văn phòng Ban. Qua đánh giá nội bộ, Văn phòng Ban luôn tích cực, chủ động thực hiện việc duy trì, cải tiến, triển khai áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 theo Kế hoạch số 22/KH-BDT ngày 17/3/2021, có xây dựng mục tiêu chất lượng tại đơn vị, chủ động lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đã đề ra; thực hiện đầy đủ các báo cáo kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng theo quý; lập sổ theo dõi công việc không phù hợp theo mẫu quy định, đặc biệt quy trình xử lý văn bản đi được sửa đổi, bổ sung kịp thời phù hợp với tình hình thực tế.

    Việc đánh giá sự hài lòng của các sở, ban ngành, doanh nghiệp, cá nhân trong quá trình xử lý công việc tại Ban cũng là một trong những tiêu chí của HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, do đó để thực hiện tốt tiêu chí này Ban đã ban hành Công văn số 327/BDT-VP ngày 02/7/2021 lấy ý kiến khảo sát mức độ hài lòng đối với việc giải quyết công việc tại Ban Dân tộc tỉnh để xin ý kiến thông qua bảng khảo sát kèm theo Công văn trên bằng phương thức phát phiếu khảo sát khi tổ chức, cá nhân đến liên hệ trực tiếp tại cơ quan hoặc thông qua phần mềm iOffice. Qua khảo sát, đa số các sở, ban ngành, doanh nghiệp, cá nhân đều hài lòng trong quá trình xử lý công việc tại Ban.

    Ban Chỉ đạo áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đánh giá kết quả thực hiện Quyết định số 504/QĐ-UBND ngày 16/3/2021 của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Kế hoạch số 22/KH-BDT ngày 17/3/2021 của Ban nhằm làm cơ sở để tổng kết, hoàn thành công tác ISO 9001:2015 năm 2021. Tại cuộc họp, các thành viên BCĐ ISO, tổ giúp việc BCĐ ISO tập trung thảo luận một số khó khăn, hạn chế, nhiệm vụ trọng tâm trong những năm tiếp theo. Sau cuộc họp xem xét của lãnh đạo, Ban Dân tộc tỉnh thống nhất tiếp tục áp dụng, duy trì HTQLCL theo Quyết định số 31/QĐ-BDT ngày 17/8/2020 về công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của Ban Dân tộc tỉnh.

    Nhận xét, đánh giá:

    Bên cạnh những kết quả đạt được trong năm 2021, Ban cũng ghi nhận một số hạn chế nhất định như việc xây dựng các quy trình thực hiện chức năng nhiệm vụ chỉ được áp dụng tại Văn phòng Ban nhưng số lượng quy trình còn hạn chế (03 quy trình) nên chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả của HTQLCL theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2015; chưa có sự tham gia của toàn thể cán bộ, công chức trong việc xây dựng và áp dụng ISO trong cơ quan.

    Còn phân biệt ISO với cải cách hành chính.

    Công chức đảm nhận vai trò Thư ký ISO chưa am hiểu sâu về HTQLCL ISO 9001:2015 nên còn lúng túng trong việc vận dụng các tiêu chuẩn…

    Nhiệm vụ, phương hướng tới:

    Với những hạn chế, khuyến nghị trong quá trình kiểm tra nội bộ, Ban hướng tới khắc phục những tồn tại, hạn chế để việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 thật sự mang lại hiệu quả, góp phần tích cực trong việc nâng cao hiệu quả công việc nhằm giảm thiểu các phát sinh tiêu cực trong quá trình xử lý công việc tại cơ quan.

    Thông qua việc áp dụng HTQLCL, BCĐ ISO quyết tâm ngày càng phát huy hơn nữa vai trò, trách nhiệm trong quá trình xử lý công việc, nhiệm vụ được giao trong những năm tiếp theo nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác, nâng cao hình ảnh của cơ quan “chính quyền, công sở thân thiện và trách nhiệm”.

    Với ISO 9001:2015 cùng với nền tảng vững chắc của hệ thống chính quyền điện tử, chắc chắn sẽ gặt hái thêm nhiều thành công trong công tác cải cách hành chính, chất lượng phục vụ công việc góp phần tạo lòng tin và sự hài lòng của các tổ chức, cá nhân./.

Bài viết: Ngọc Phượng-Văn phòng Ban