Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan có vị trí, vai trò quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, đó là sự kết thúc của công tác văn thư, và là tiền đề của công tác lưu trữ tại cơ quan và nộp lưu hồ sơ về Lưu trữ lịch sử tỉnh. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, đó là một trong những nội dung hoạt động quản lý nhà nước.

Việc lập hồ sơ công việc giúp cho mỗi cán bộ, công chức sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Trong mỗi cơ quan nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi văn bản; giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết công việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ... Hồ sơ được lập một cách khoa học góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, giúp lãnh đạo và công chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, kịp thời và từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, bên cạnh đó sẽ giảm thiểu tối đa ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu.

Điều 9 Luật Lưu trữ quy định về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau: 1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức; 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Tuy nhiên, trong những năm qua công tác văn thư - lưu trữ nói chung và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng còn nhiều tồn tại, hạn chế nhất định như: tài liệu lưu trữ bị thất lạc, mất mác; không xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; văn bản hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, nhiệm vụ được giao không được lập thành hồ sơ công việc; công chức thực hiện nhiệm vụ được giao không chủ động lập hồ sơ công việc do mình thực hiện, tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, tích đống... nên chưa phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ, đặc biệt khi đến hạn giao nộp hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 (sau đây gọi tắt là Luật Lưu trữ) thì không có hồ sơ, tài liệu giao nộp hoặc việc giao nộp hồ sơ, tài liệu không đảm bảo chất lượng do hồ sơ công việc bị rời rạc, phân tán, không nhất quán, mất mác, chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định…

Để từng bước thực hiện tốt các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập trên; đồng thời để triển khai thực hiện có hiệu quả Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03  tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Ban Dân tộc tỉnh triển khai thực hiện quy định của pháp luật về công tác lập hồ sơ công việc, lưu trữ tài liệu điện tử trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành iOffice theo hướng dẫn trên phần mềm iOffice của VNPT được áp dụng kể từ năm 2021 để công tác lưu trữ tại cơ quan được quản lý thống nhất, bảo đảm an toàn, tổ chức sử dụng mang lại hiệu quả thiết thực, phục vụ cho công việc lưu trữ lâu dài tại cơ quan. Đây là bàn đạp để công tác giao nộp hồ sơ về Lưu trữ cơ quan, giao nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn về Trung tâm lưu trữ tỉnh được hoàn thiện hơn, phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu đạt hiệu quả. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử iOffice là phần mềm phiên bản 4.0 giúp cơ quan tin học hoá các mục tiêu xây dựng một cơ quan không giấy tờ (văn bản điện tử) để giảm thiểu tối đa chi phí, giúp việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện, hạn chế đến mức tối đa việc thất lạc, mất mác tài liệu như lưu trữ văn bản giấy trước đây.

Nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thực hiện đúng quy định của pháp luật về văn thư - lưu trữ, đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ, Ban Dân tộc tỉnh căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động để xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hình thành trong năm 2021 thông qua việc phối kết hợp với các cá nhân, phòng ban có tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để ban hành Danh mục hồ sơ năm 2021 sát với tình hình thực tế do từng công chức thực hiện nhiệm vụ cùng phối hợp xây dựng Danh mục hồ sơ.

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để cụ thể hoá các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, Ban Dân tộc tỉnh ban hành Quyết định số 46/QĐ-BDT ngày 15 tháng 6 năm 2021 về việc Kiện toàn Danh mục hồ sơ năm 2021, trong đó có 66 hồ sơ được hình thành trong năm gồm: 28 hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, 44 hồ sơ bảo quản có thời hạn. Việc xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ là cơ sở để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của các cá nhân góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi công chức trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Việc cụ thể hoá Danh mục hồ sơ năm 2021 được thực hiện trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành iOffice của cơ quan, trong đó cán bộ phụ trách Văn thư - Lưu trữ xây dựng các “Đề mục” theo tên đề mục và tiêu đề hồ sơ làm cơ sở để từng công chức nộp lưu hồ sơ về Lưu trữ cơ quan khi đến hạn nộp lưu theo quy định.

Tên đề mục lớn năm 2021(Danh mục hồ sơ) của Ban Dân tộc tỉnh 

Tên đề mục nhỏ và tiêu đề hồ sơ năm 2021(Danh mục hồ sơ) của Ban Dân tộc tỉnh

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ như sau:

“1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.”

* Nhận xét, đánh giá: Phần lớn các công chức chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ công việc được phân công, theo dõi giải quyết (đặc biệt khi văn bản, tài liệu vừa được hình thành nhưng chưa cập nhật kịp thời vào hồ sơ công việc nên thường thiếu, sót văn bản trong hồ sơ công việc); chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vào Lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ đã được ban hành nên gây khó khăn cho công tác lưu trữ.

* Đề xuất, giải pháp: Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư - lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, và để công tác lưu trữ của cơ quan thật sự mang lại hiệu quả thiết thực, đòi hỏi:

Một là, cần sự thay đổi trong nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng, vị trí, vai trò của công tác lưu trữ; sự cố gắng, nỗ lực, gắn với trách nhiệm của từng công chức trong việc lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng Hệ thống quản lý văn bản điều hành iOffice như: cần thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở tại mục Hồ sơ lưu trữ à Danh sách hồ sơ công việc lưu trữ (thu thập đầy đủ tất cả các văn bản đi, văn bản đến của một hồ sơ công việc ngay sau khi văn bản được hình thành) nhằm đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tài liệu tránh bị thất lạc, mất mác...

Hai là, công chức được giao nhiệm vụ có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định tại Điều 11 Luật Lưu trữ.

Ba là, công chức đảm nhận công tác lưu trữ phải được tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu về lưu trữ, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm để từng công chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được giao.

Việc lưu trữ hồ sơ thông qua phần mềm Hệ thống quản lý và điều hành văn bản iOffice chắc chắn sẽ mang lại nhiều hiệu ứng tích cực cho cơ quan trong những năm tiếp theo, góp phần giảm thiểu tình trạng tài liệu không được lập thành hồ sơ công việc, văn bản bị rời rạc, phân tán, giảm thiểu ngân sách nhà nước chi cho lĩnh vực lưu trữ đặc biệt là phân loại, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống như những năm qua… Để đưa công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử tỉnh từng bước ngày càng khoa học, thống nhất, nâng lên một tầm nhìn cao mới về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu và nhiệm vụ đề ra của Đảng là “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”.

Bài viết: Ngọc Phượng-VP